Nach seiner Etymologie stammt dieser Begriff aus dem Pluralpartizip des lateinischen Verbs „Agere“ (zu tun) und bezieht sich auf „Handlungen“ . Es heißt Acta jedes Dokument, das während einer Sitzung oder Versammlung erstellt wurde und das von jemandem verfasst wurde, der bei dieser Sitzung anwesend war und in dem alle Konventionen und Verträge während derselben Schlussfolgerungen widergespiegelt werden.
Durch die Vorbereitung eines Protokolls kann die abgehaltene Sitzung gültig sein, und wenn der Fall eintritt, kann sie als Beweis dienen, wenn ein Problem vorliegt.
In einer Minute kann alles beschrieben werden, was in einer Besprechung gesagt wurde, die Ergebnisse von Wettbewerben, Wahlen usw., auch die Noten der Schüler, die Ergebnisse der Lotterie, die Feier einer Hochzeit usw., unter anderem. Eine Aufzeichnung sollte in der Regel immer das Datum, den Ort und die Uhrzeit der Durchführung sowie eine kurze Einführung in den Grund für ihre Fertigstellung enthalten. Im Allgemeinen werden diese in einem Minutenbuch aufbewahrt oder registriert, in dem alle in einem bestimmten Zeitraum erstellten Protokolle und chronologisch aufgeführt sind, wobei zu berücksichtigen ist, dass alle Seiten nummeriert sein müssen, um eine Bestellung aufrechtzuerhalten.
Sobald die Besprechung beendet und das Protokoll beendet ist, geben alle Teilnehmer den Startschuss für alles, was im Protokoll enthalten ist, und unterschreiben es. Jeder Teilnehmer muss unterschreiben, wodurch eine Bescheinigung über seine Intervention und Akzeptanz hinterlassen wird von allem, was darauf geschrieben steht.
