Die Indizierung, die automatisch Daten aus einem Satz eines bestimmten Dokuments oder externen Textes extrahiert, dient dazu, vollständige Details desselben zu liefern. Diese Daten können aus Text, sogar Bild und Ton stammen. Dieser Prozess wird durch ein Computerprogramm ausgeführt, das die Elemente nach einer Reihe zuvor festgelegter Parameter auswählt. Dieser Prozess ist nichts anderes als eine Klassifizierung mit Schlüsselwörtern oder Schlüsselelementen, die Ihre Suche in einer großen Gruppe ähnlicher Schlüsselwörter erleichtern.
Die automatische Indizierung ist bei Organisationen üblich, die zwischen Personal und Verwaltung arbeiten. Große Informationsmengen müssen klassifiziert und in geordneten Reihen klassifiziert werden, damit ihr Standort sowohl für denjenigen, der sie benötigt, als auch für denjenigen, der das System wartet, genau ist.
Die Datenspeicherung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um nicht nur einen Verlauf zu verwalten, sondern auch eine erweiterte Sicherheitsunterstützung zu erhalten, um sicherzustellen, dass der Inhalt der Dokumente wahr ist und im Falle eines Verlusts eine Sicherungskopie vorhanden ist, um ihn zu überprüfen.
Indexer konvertieren die kontrollierte Sprache (Deskriptoren und Betreffzeilen), nachdem sie ihre Entsprechungen in den Indexierungssprachen (Thesaurus, Betreffzeilenlisten oder alphabetische Deskriptorliste) gesucht und gefunden haben. Auf diese Weise werden diese Deskriptoren oder Betreffzeilen zum Speichern dieser Dokumente in Datenbanken oder Katalogen sowie zum Abrufen zum späteren Abrufen verwendet. Daher ist der allgemeine Zweck der Indizierung das Speichern und Abrufen von Informationen.
