Der Begriff Memorandum ist lateinischen Ursprungs und bedeutet, wenn er ins Spanische übersetzt wird, „etwas, an das man sich erinnern sollte“. Aus diesem Grund akzeptiert die Verwendung des Konzepts mehrere Verwendungen. Daher kann gesagt werden, dass ein Memorandum in seiner Grundannahme eine Art Bericht ist, der an eine Person oder eine Gruppe von ihnen gerichtet ist, in dem etwas zum Ausdruck gebracht wird, das für eine bestimmte Angelegenheit berücksichtigt werden muss. Andererseits kann es auch als Notizbuch oder Notizblock definiert werden, in dem die Dinge niedergeschrieben sind, an die sich eine Person in Zukunft erinnern muss. In einem Memorandum können verschiedene Arten von Informationen festgelegt werden, z. B. Benachrichtigungen in letzter Minute, spezielle Anfragen usw.
In der diplomatischen Welt bezieht sich ein Memorandum auf eine weniger nachdrückliche Mitteilung als die Erinnerung und die Notiz, in der eine Reihe von Ereignissen und Gründen zusammengefasst werden, die in Angelegenheiten von größerer Bedeutung berücksichtigt werden müssen. Diplomatische Memoranden werden in der Regel nicht vom Herausgeber unterschrieben. Es ist zu beachten, dass die RAE auch klarstellt, dass sich ein Memorandum auf eine Notiz beziehen kann , die von Hand an eine Person innerhalb desselben Unternehmens oder derselben Organisation gesendet wird. Trotz der Tatsache, dass das richtige Wort Memorandum ist, ersetzen heutzutage die Leute oft Memorandum, eine Ableitung des Plural des ursprünglichen Wortes.
Ein Memorandum besteht aus einer Reihe fester Elemente, in die hochrelevante Daten eingefügt werden müssen, und dank ihnen ist es möglich, sie von anderen informativen und kommunikativen Texten zu unterscheiden. Unter diesen Elementen können die wichtigsten genannt werden, wie z. B.: Ort, Datum, an den sie gerichtet sind, Betreff, Textkörper, Abschied, Unterschrift, Kopie für den Absender und gegebenenfalls Fußzeile.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Memoranden keinen abschließenden Absatz enthalten, da die Informationen einfach übermittelt und mit einer Unterschrift und einem Stempel abgeschlossen werden. Die Sprache, in der ein Memorandum verfasst wird, muss jedoch formal sein, Respekt vermitteln und die Bedeutung der zu übermittelnden und zu übermittelnden Angelegenheit hervorheben.
